Ako vybrať softvérového dodávateľa: 12 otázok pred podpisom

Zlý dodávateľ vás nestojí len peniaze za projekt. Stojí vás rok času a dôveru vedenia v ďalšie IT investície. Pri výbere preto netestujte portfólio, to vám ukáže každý. Testujte odpovede na otázky, pri ktorých slabší dodávatelia začnú hovoriť o individuálnom prístupe.

Otázky na cenu, termín a riziko

1. 01Z čoho sa skladá cena a čo v nej nie je?
2. 02Ako postupujete, keď sa termín posúva?
3. 03Ako spolu zmeriame, či projekt splnil cieľ?
4. 04Ukážte mi projekt, ktorý ste klientovi rozhovorili.

Posledná otázka je najzaujímavejšia. Kto nikdy nič neodmietol, berie všetko, aj to, čo nevie. A čo vám dodávateľ sľúbi, nech je napísané v ponuke: ústny sľub sa nedá overiť.

Otázky na ľudí a spôsob práce

5. 05Kto konkrétne bude písať kód a môžem s ním hovoriť?
6. 06Ako často uvidím, čo je hotové?
7. 07Koľko ľudí v tíme sú začiatočníci?
8. 08Ako testujete a kto zodpovedá za bezpečnosť?

Otázky na vlastníctvo, dáta a odchod

9. 09Komu patrí kód a dokumentácia a odkedy mám prístup k zdrojovému kódu?
10. 10Čo sa stane, keď od vás budem chcieť odísť?
11. 11Čo sa stane, keď niečo zlyhá po spustení?
12. 12Kde budú naše dáta a kto k nim bude mať prístup?

Ako znejú dobré odpovede

Na vlastníctvo kódu existuje jedna správna odpoveď: vám. Prístup k zdrojovému kódu máte od prvého dňa, po zaplatení vlastníte celý kód aj dokumentáciu. Otázka „čo sa stane, keď od vás odídem?“ je najlepší lakmusový papierik motivácie dodávateľa.

Pri priebehu projektu chcete počuť konkrétny rytmus, napríklad ukážku hotovej práce každý týždeň. Pri spustení chcete počuť plán podpory, nie „dáme vedieť“. Podpora po spustení má byť súčasťou ceny a pravidlá riešenia chýb súčasťou zmluvy, nie e-mailu. Strach, že dodávateľ po zaplatení zmizne, je jeden z najčastejších dôvodov, prečo firmy odkladajú podpis.

Pri dátach: dohoda o mlčanlivosti ešte pred prvým stretnutím, dáta vo vašej infraštruktúre alebo v cloude v EÚ, menovité a zaznamenávané prístupy a zmluva o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR. Pre firmu s miliónovým obratom to nie je nadštandard, ale podmienka.

A ak máte starý systém, pýtajte sa, ako naň dodávateľ nadviaže. Výmena „cez víkend“ je hazard s chodom celej firmy. Bezpečná cesta ide po moduloch a prevádzka pri nej nestojí. Viac pri modernizácii starých systémov.

Čo prezrádza prvá ponuka

Ešte pred odpoveďami veľa napovie samotná ponuka. Je v nej rozsah rozpísaný na konkrétne výstupy, alebo len „vývoj aplikácie“ za jednu sumu? Sú v nej predpoklady a hranice, alebo len optimistické číslo? Profesionál vám dá ponuku, ktorú viete porovnať s inou. Amatér dá číslo, ktoré sa pri prvej komplikácii zmení. Ponuka je prvý kus práce, ktorý od dodávateľa dostanete. Berte ju ako vzorku kvality.

Červené vlajky medzi riadkami

Odpovede sú dôležité, no ešte viac prezradí spôsob, akým prídu. „To vyriešime ako zmenu rozsahu“ pri každej druhej otázke znamená, že rozsah bude pružný, a to smerom hore. „To zvyčajne nedávame do zmluvy“ pri cieľoch alebo vlastníctve kódu znamená, že riziko zostane na vás. A keď cena rastie pri každej zmienke o napojení, ktoré ste predtým nespomenuli, nestaviate partnerstvo, ale otvorený účet. Dobrý dodávateľ hovorí o limitoch sám, skôr než sa stihnete opýtať.

Najväčšia červená vlajka: dodávateľ, ktorý prikyvuje na všetko

Keď na každú vašu požiadavku počujete „áno, to spravíme“, nie je to ústretovosť, ale absencia názoru. Dobrý dodávateľ vás občas zastaví: „Toto nerobte, je to drahé a nepoužijete to.“ Kto vám nikdy neodporuje, buď nerozumie vášmu biznisu, alebo mu je jedno, čo postaví, pokiaľ to môže fakturovať. Odbornosť spoznáte podľa toho, čo vám rozhovorí, nie podľa toho, čo vám odkýve.

Ako otázky použiť na jednom stretnutí

Nepýtajte sa ich ako pri výsluchu. Položte ich na stôl naraz a sledujte, ktoré odpovede prídu z hlavy a ktoré „vám pošleme neskôr“. Čo má dodávateľ vyriešené v zmluve, povie okamžite. Čo si vymýšľa, odkladá. Za tridsať minút tak oddelíte firmu, ktorá takto pracuje roky, od tej, ktorá si pravidlá tvorí až na vašom projekte.

Tieto otázky pokojne položte aj nám, na stretnutí v Bratislave alebo online.