Koľko vás ročne stojí 10-ročný informačný systém

Firmy vedia presne, koľko platia za údržbu starého systému. Takmer žiadna nevie, koľko ju stojí to, že ho ešte stále má. Odborne sa tomu hovorí celkové náklady vlastníctva (TCO) a údržba je z nich len malá časť.

Štyri zložky skutočných nákladov

1. 01Priama údržba a licencie. Tie máte vo faktúrach.
2. 02Ručná práca okolo systému. Ak traja ľudia denne hodinu prepisujú dáta, je to pri nákladoch 25 € na hodinu práce vyše 16 000 € ročne.
3. 03Výpadky. Hodina, keď stojí sklad alebo výroba, môže stáť tisíce eur.
4. 04Ušlé príležitosti. Obchod nedostane funkciu, lebo „to náš systém nevie“.

Skrytá piata zložka: odchody ľudí

Najdrahšiu položku nenájdete v žiadnej faktúre. Sú to ľudia, ktorí odídu, lebo každý deň bojujú s nástrojom z minulého desaťročia. Nábor a zaučenie nového človeka stojí firmu často niekoľko mesačných platov a skúsený kolega, ktorý odíde znechutený, odnesie aj know-how. Keď do nákladov započítate fluktuáciu, hranica pre modernizáciu príde skôr, než ukazuje samotná údržba.

Technický dlh: tá istá téma v eurách

Vývojári hovoria o technickom dlhu ako o počasí: je všadeprítomný, neuchopiteľný a nikto zaň nemôže. Finančný riaditeľ na to oprávnene nepočuje. Reč, ktorej rozumejú obe strany, sú eurá za mesiac. Dlh má tri merateľné zložky:

• Spomalenie vývoja: ak zmena, ktorá má trvať tri dni, trvá v zanesenom kóde šesť, rozdiel je priamy náklad.
• Incidenty: hodiny hasenia výpadkov krát hodinová sadzba a k tomu ušlé tržby počas výpadku.
• Zaučenie: koľko týždňov trvá novému vývojárovi, kým je produktívny. V zdravom projekte napríklad dva, v zadlženom aj osem.

Keď viete, že dlh stojí napríklad 8 000 € mesačne, prestavba za 35 000 € prestáva byť „prianím vývojárov“ a stáva sa investíciou, ktorá sa vráti za necelých päť mesiacov. Rovnako legitímny je opačný záver: dlh v module, ktorý sa nemení, nechajte tak. Splácať dlh, ktorý nikoho nespomaľuje, je luxus.

Kedy modernizovať a kedy ešte nie

Jednoduché orientačné pravidlo: ak ročné náklady starého systému presiahnu zhruba tretinu ceny nového riešenia, modernizácia sa zaplatí približne do troch rokov. Pod touto hranicou sa oplatí systém obaliť novým rozhraním a vymieňať ho po častiach, bez odstávky. Ako taká postupná výmena prebieha, opisujeme pri modernizácii starých systémov.

Riziko, ktoré sa neúročí, ale vybuchne

Starý systém nie je len drahý, je aj krehký. Často beží na verzii, ktorá už nedostáva bezpečnostné záplaty, drží ho jeden človek, ktorý „vie, kde to treba kopnúť“, a obnova zo zálohy sa naposledy skúšala pred rokmi. Toto riziko sa neprejaví postupne. Prejaví sa naraz, v najhoršej možnej chvíli. Modernizácia po moduloch ho znižuje od prvého mesiaca, nie až na konci.

Prvý krok nestojí státisíce. Stačí spísať, koľko hodín mesačne ide na obchádzanie systému, koľko stáli posledné výpadky a čo obchod nedostal, lebo to systém nevie. Horšie ako stará technológia je rozhodovať sa bez čísel.